Vedtægter

§ 1 Navn og hjemsted 1. Samrådets navn er Kulturelt Samråd i Haderslev Kommune. 2. Foreningens hjemsted er sekretariatets adresse. § 2 Formål 1. Kulturelt Samråd i Haderslev Kommune er et forum for støtte til åbne kulturelle arrangementer, og har til opgave: - At virke som koordinerende og inspirerende bindeled mellem foreninger, organisationer, institutioner og "Udvalget for Kultur og Fritid". - At forvalte de kommunale og andre offentlige eller evt. private tilskud, som måtte blive stillet til rådighed for offentlige, rent kulturelle arrangementer. - Kulturelt Samråd kan herudover selv forestå aktiviteter eller initiativer. 2. Foreningens overskud anvendes udelukkende til foreningens formål. § 3 Medlemmer 1. Enhver forening, organisation eller institution med hjemsted i Haderslev Kommune, som fortrinsvis har kulturelle og oplysende formål, kan tilslutte sig samrådet. 2. Enkeltpersoner kan tilslutte sig samrådet som medlemmer uden stemmeret. Medlemsfortegnelse ajourføres med jævne mellemrum - dog mindst hvert år. 3.1 Tilslutning sker ved skriftlig tilkendegivelse herom til Kulturelt Samråds forretningsudvalg. 3.2 Ved tilslutning til samrådet skal der oplyses følgende: - navn på repræsentanten, samt hvem/hvad vedkommende repræsenterer - kontaktoplysninger (minimum email). 3.3. Udmelding skal meddeles skriftligt til Kulturelt Samråds forretningsudvalg. § 4 Fordeling af midler 1. Samrådet fordeler efter ansøgning de til offentlige, rent kulturelle arrangementer (jfr. §2) bevilgede og indkomne midler blandt "foreninger, organisationer, institutioner samt enkeltpersoner, der har hjemsted i Haderslev Kommune, uanset om disse er tilsluttet samrådet. 2.1 Der ydes undtagelsesvis støtte til institutioner og organisationer, der modtager generelle driftsskud fra Haderslev kommune. 2.2. Institutioner og organisationer, der modtager generelle driftsskud fra Haderslev Kommune, kan søge om støtte til arrangementer, hvor de indgår i samarbejde med frivillige enkeltpersoner eller foreninger. 4. For kommercielt drevne musikhuse lægges der vægt på, at arrangementet repræsenterer et indhold, der indebærer en ekstraordinær økonomisk indsats og risiko for arrangøren. § 5 Støtteberettigede arrangementer 1. Der kan søges om økonomisk støtte til åbne, kulturelle arrangementer. 2. Der ydes fortrinvis støtte i forhold til honorar og evt. transportudgifter. 3. Arrangementer med politiske - såvel parti- som fagpolitiske - sociale, faglige og lignende emner kan ikke opnå støtte. § 6 Støttemuligheder 1. Der kan søges om økonomisk støtte i form af tilskud eller underskudsdækning. 2.1 Ved tilskud udbetales støtten straks. Støtten skal tilbagebetales, hvis Kulturelt Samråd ikke har modtaget godkendt og afsluttet regnskab senest 3 måneder efter at arrangementet er afholdt. 2.2 Ved overskridelse af deadline for indsendelse af regnskab, vil der blive stillet krav om tilbagebetaling med forudgående varsel. 3. Ved underskudsdækning udbetales støtten senest 3 måneder efter arrangementet er afholdt og efter Kulturelt Samråd har modtaget godkendt og afsluttet regnskab. 4. Hvis et arrangement aflyses, skal en evt. udbetalt støtte tilbagebetales. § 7 Repræsentantskabets sammensætning Samrådets repræsentantskab består af 1 repræsentant for hver af de tilsluttede "foreninger", organisationer og institutioner. Tilsluttede enkeltpersoner kan deltage i repræsentantskabsmødet uden stemmeret. § 8 Ordinært repræsentantskabsmøde 1.1 Der afholdes ordinært repræsentantskabsmøde 1 gang årligt, så vidt muligt inden senest ved udgangen af februar måned. 1.2 Hertil indkaldes med 30 dages varsel. 2.1 Mødeindkaldelsen udsendes 14 dage inden repræsentantskabsmøde og skal indeholde en dagsorden, samt en oversigt over de af samrådet bevilgede beløb i det senest afsluttede regnskabsår (regnskab). 2.2. Dagsordenen skal indeholde flg. punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning. 3. Regnskab. 4. Indkomne forslag. 5. Valg. 6. Eventuelt. § 9 Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde Ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan indkaldes af forretningsudvalget, og skal indkaldes, såfremt mindst 1/4 af de tilsluttede "foreninger", organisationer og institutioner. fremsender begrundet begæring herom. § 10 Repræsentantskabets beslutningsdygtighed Beslutninger på repræsentantskabsmødet sker ved simpel stemmeflerhed - (en stemme over halvdelen af de afgivne stemmer) - undtaget herfra er vedtægtsændringer samt beslutning om samrådets opløsning (jfr. § 17 og § 18). § 11 Forretningsudvalgets sammensætning 1. Samrådets forretningsudvalg består af 7 medlemmer, som er valgt af repræsentantskabet på det årlige repræsentantsskabsmøde. 2. Valgene til forretningsudvalget gælder for 2 år, idet henholdsvis 3 det ene år og 4 det andet år afgår. 3. Repræsentantskabet vælger desuden årligt 2 suppleanter, 1 revisor, samt 1 revisorsuppleant. 4. Kultur og Fritid, Haderslev Kommune, er sekretær for forretningsudvalget, og administrerer de til Kulturelt Samråd bevilgede midler. § 12 Valgbarhed til forretningsudvalget 1. Alle repræsentanter for tilsluttede "foreninger", organisationer og institutioner, som er til stede på repræsentantskabsmødet, kan stille op til forretningsudvalget, hvis vedkommende er tilstede eller stiller op ved skriftlig fuldmagt. 2. Tilsluttede enkeltpersoner kan ikke stille op til forretningsudvalget. 3. Afgående forretningsudvalgsmedlemmer kan genopstille til forretningsudvalget, såfremt de opfylder de gældende betingelser for valgbarhed. § 13 Forretningsudvalgets konstitutiering Forretningsudvalget konstituerer sig med formand og næstformand. § 14 Forretningsorden 1. Forretningsudvalget fastsætter på førstekommende møde selv sin forretningsorden. 2. Det godkendte referat af forretningsudvalgets møder sendes til forretningsudvalgets medlemmer, samt Kultur & Fritid. 3. Kultur & Fritid sørger for at videreformidle det godkendte referat til Udvalget for Kultur og Fritid. § 15 Nedsættelse af arbejdsgrupper Forretningsudvalget kan nedsætte arbejdsgrupper til specielle/ specifikke opgaver. § 16 Regnskab og revision 1. Der udarbejdes hvert år inden udgangen af januar måned (efterfølgende år) regnskab for Kulturelt Samråd. 2. Regnskabsåret følger kalenderåret, og årsregnskabet påtegnes af den valgte revisor. 3. Regnskabet godkendes på det årlige repræsentantskabsmøde. 4. Regnskabet indsendes i underskrevet stand med evt. bemærkninger og påtegninger til Haderslev Kommune, Udvalget for Kultur og Fritid. § 17 Vedtægtsændringer 1. Forslag til vedtægtsændringer skal være samrådets formand i hænde senest 21 dage før det årlige repræsentantskabsmøde, og være udsendt til medlemmerne, sammen med dagsordenen, senest 14 dage før repræsentantskabsmødet 2. Til vedtægtsændringer kræves et flertal på 2/3 af de på repræsentantskabsmødet fremmødte, afgivne stemmer. 3. For at repræsentantskabsmødet skal være beslutningsdygtigt kræves dog: 1. at ændringer udtrykkelig er nævnt i mødeindkaldelse. 2. at mindst halvdelen af de tilsluttede medlemmer er repræsenteret på mødet. § 18 Ophævelse 1. Til samrådets opløsning kræves et flertal på 2/3 af de på et repræsentantskabsmøde fremmødte, afgivne stemmer. 2. For at mødet skal være beslutningsdygtigt kræves dog: 1. at opløsning udtrykkelig er nævnt i mødeindkaldelsen. 2. at mindst halvdelen af de tilsluttede medlemmer er repræsenteret på mødet. 3. Såfremt mødet ikke er beslutningsdygtigt, indkaldes til et nyt repræsentantskabsmøde med sædvanligt varsel. Dette er under alle omstændigheder beslutningsdygtigt ved simpel stemmeflerhed. 4. Ved samrådets ophør eller ophævelse føres dets midler tilbage til Haderslev Kommune, Kultur og Fritid.